Clientes y proyectos
Tu CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho CRM) y tus gestores de tareas (Notion, Airtable, ClickUp, Asana, Trello, Todoist).
El CRM: HubSpot, Salesforce y Zoho CRM
Donde vive la ficha de cada cliente y el estado de cada oportunidad. El CRM rinde cuando está al día, y casi nunca lo está porque actualizarlo aburre. Pix puede leerlo y preparar los cambios.
¿Qué oportunidades llevan más de un mes sin moverse?
Dame la ficha de [cliente]: contacto, última interacción y qué tenemos abierto con ellos.
¿Cuánto tenemos en propuestas enviadas este trimestre, y cuánto de eso es probable que cerremos?
Apunta en la ficha de [cliente] que hoy hablamos por teléfono y que quieren la propuesta revisada antes del viernes.
Crear o cambiar una ficha lo hace cuando se lo pides. Enviar algo a un cliente desde el CRM (un correo, una secuencia) lo confirma contigo antes.
Notion
Busca en Notion la página del procedimiento de alta de clientes y dime qué documentos hay que pedir.
Crea una página en Notion con el acta de la reunión de hoy.
¿Qué tareas de la base de datos "Proyectos" están atrasadas?
Airtable
En la base de Airtable de inventario, ¿qué productos están por debajo del stock mínimo?
Añade a Airtable el proveedor nuevo con sus datos de contacto.
ClickUp, Asana, Trello y Todoist
El mismo tipo de recado sirve para cualquiera de los cuatro:
¿Qué tareas tengo para esta semana y cuáles están atrasadas?
Crea una tarea para [persona]: preparar la documentación del concurso, para el día 20.
Pásame un resumen del proyecto [nombre]: qué está hecho, qué falta y qué está bloqueado.
Mueve a "Hecho" la tarea de revisar el contrato.
Consejo de oficio
El mejor uso del CRM es al terminar una llamada o una reunión: cuéntaselo a Pix como se lo contarías a un compañero —"acabo de hablar con [cliente], quieren ampliar a tres sedes, les mando propuesta el lunes"— y pídele que lo apunte en la ficha y cree la tarea del lunes. Lo que antes quedaba en una libreta, queda en el CRM.