Si gestionas la cuenta
Lo que le toca a la persona que contrata Pix para su equipo. Algunas cosas son obligaciones legales.
Si has contratado Pix para tu empresa y has dado de alta a más personas, eres quien gestiona la cuenta. Esto es lo que te toca.
Informar a tu equipo (obligatorio)
Pix registra la actividad de cada persona (ver Qué queda registrado). Cuando una empresa controla el uso de las herramientas de trabajo, tiene que informar antes a sus trabajadores de qué se registra y para qué. En España lo exigen el RGPD (art. 13) y la ley de protección de datos (LOPDGDD, arts. 87 y siguientes).
Tu empresa es la responsable de esos datos; ForgeNEX solo los guarda por cuenta de ella. Pix te lo pone fácil:
- Cada persona ve el aviso "Entendido" la primera vez que entra, y no puede usar el asistente hasta leerlo. Queda anotada la fecha y la versión: en el panel, junto a cada nombre, ves cuándo fue informado.
- El aviso dice que Pix es solo para trabajo y que la empresa puede revisar el uso. Si tu empresa prohíbe el uso personal, esto es lo que te permite comprobarlo.
Aun así, lo recomendable es incluirlo también en tu política interna o en las instrucciones de uso de los medios de la empresa. Consúltalo con quien lleve la protección de datos en tu empresa.
Revisar con criterio
En el panel tienes el historial de actividad del equipo: quién, cuándo, qué pidió y qué hizo el asistente. Y un filtro de posible uso personal.
- Esa marca no es una prueba, es una pista: la pone una revisión automática y se equivoca. Abre la conversación y léela antes de sacar conclusiones.
- Ninguna decisión sobre una persona debe tomarse solo por esa marca.
- Revisa lo que necesites, no más. El registro existe para saber cómo se usa la herramienta de la empresa, no para vigilar a nadie.
Cuánto se guarda
Por defecto, 90 días. Puedes cambiarlo en el panel, hasta un año. Guarda lo que de verdad vayas a necesitar.
Cuando alguien se va
Dale de baja desde el panel el mismo día. Su acceso se corta al momento, en todos sus dispositivos. Sus conversaciones siguen en el equipo, que es donde deben estar.
Desde dónde se puede entrar
Si quieres que Pix solo se use desde la oficina, puedes limitarlo por ubicación. Ver Acceso solo desde la oficina.
El plan
Solo tú ves cuánto lleva consumido el equipo, y a ti te llegan los avisos. Ver Tu plan y su consumo.
Lo compartido es compartido
Todo el equipo usa las mismas herramientas conectadas: si conectas el correo de la empresa, cualquiera puede pedirle a Pix que lo lea o que envíe desde él. Conecta solo lo que el equipo deba usar. Si alguien necesita trabajar por separado, necesita otro asistente, no otro ajuste.