Excel y extractos
Juntar archivos que deberían ser uno, cuadrar el banco y rellenar la plantilla de siempre.
Las hojas de cálculo dan trabajo por acumulación: doce archivos que deberían ser uno, un extracto del banco con las columnas al revés, la plantilla que hay que rellenar a mano cada mes.
Doce archivos que deberían ser uno
Cada delegación manda el suyo, cada mes, con el mismo formato.
Te paso los archivos de ventas de las cuatro delegaciones. Júntalos en una sola hoja añadiendo una columna con la delegación, y dime si alguno tiene columnas distintas a los demás.
Esa última parte es la que ahorra el disgusto: si uno trae una columna de más o le falta el IVA, te lo dice antes de que sumes mal.
El extracto del banco
Este es el extracto del banco en CSV. Pásalo a una tabla legible con fecha, concepto, importe y saldo, y agrúpame los gastos por tipo.
Los CSV de banco vienen cada uno a su manera —separadores raros, fechas al revés, importes con coma o con punto—. No hace falta que lo arregles tú antes de mandárselo.
Cuadrar lo que dice el banco con lo que dicen las facturas
Aquí tienes el extracto del mes y las facturas que pagamos. Dime qué cargos no tienen factura y qué facturas no aparecen cobradas.
Es la tarea de una mañana entera hecha en un rato, y es exactamente el tipo de cosa donde conviene revisar el resultado: Pix cuadra, pero la última palabra es tuya.
La plantilla de siempre
Si tenéis un Excel con su formato, sus fórmulas y su cabecera, no hace falta rehacerlo:
Rellena esta plantilla con los datos de estas facturas. No toques el formato ni las fórmulas, solo mete los valores.
Sacar un informe de la hoja
De esta hoja, dame el resumen del trimestre: total por cliente, los cinco mayores y qué ha cambiado respecto al trimestre anterior.
Si lo quieres para enseñar, pídeselo en PDF o como página visual. Ver De una web o un chat a un informe.
Consejo de oficio
Dile qué columnas quieres y en qué orden. "Sácame una tabla" deja la decisión en sus manos; "fecha, proveedor, NIF, base, IVA, total, en ese orden" te ahorra la segunda vuelta.