Medios y Documentos

Medios es el repositorio central de archivos y adjuntos del CRM. La zona se divide en un panel de control y un explorador de archivos: el primero ofrece una lectura rápida del repositorio y el segundo permite trabajar con carpetas y archivos.

Las cifras son dinámicas

Los totales, porcentajes y tamaños del dashboard dependen de los archivos de cada espacio y cambian cuando se suben, vinculan o envían elementos a la papelera.

Dashboard del repositorioCopy Anchor Link

La vista inicial muestra el estado general del repositorio. En la cabecera aparecen tres accesos:

• Personalizar: acceso a las opciones de personalización disponibles para esta zona.
• Dashboard: vuelve al panel de indicadores.
• Ver archivos: abre el explorador de archivos.

Indicadores principalesCopy Anchor Link

Las tarjetas resumen seis aspectos del repositorio:

La tarjeta de la papelera incluye Vaciar papelera. Es una operación de mantenimiento: antes de ejecutarla, revisa que los archivos ya no sean necesarios.

Pulso operativoCopy Anchor Link

La sección Pulso operativo representa visualmente tres porcentajes del repositorio:

• Vinculados: proporción de archivos con una relación registrada.
• Públicos: proporción de archivos visibles.
• Privados: proporción de archivos internos.

Estas barras sirven para detectar rápidamente cómo se está utilizando el repositorio; para trabajar con un archivo concreto hay que abrir Ver archivos.

Explorador de archivosCopy Anchor Link

Al seleccionar Ver archivos se abre el Explorador de archivos. La pantalla tiene tres áreas principales:

1. Lugares, en el lateral izquierdo, con el árbol de carpetas.
2. Barra de herramientas, en la parte superior, con las acciones disponibles.
3. Contenido, en la zona central, donde se muestran carpetas y archivos del lugar seleccionado.

En la esquina superior aparecen Recargar y Contraer. La primera actualiza el contenido visible y la segunda recoge la vista del explorador cuando se necesita más espacio de trabajo.

Barra de herramientasCopy Anchor Link

La barra superior reúne acciones habituales de gestión de archivos:

• Navegar hacia atrás y hacia delante.
• Crear o subir elementos.
• Crear carpetas y abrir una previsualización cuando el archivo lo permite.
• Descargar, copiar, cortar y duplicar elementos.
• Enviar elementos a la papelera.
• Cambiar entre la vista de elementos y las opciones de ordenación.
• Buscar dentro del contenido del explorador.

Las acciones disponibles pueden depender de si se ha seleccionado una carpeta, un archivo o varios elementos.

Carpetas del sistema

En el árbol pueden aparecer carpetas técnicas como .tmb o .trash. No las modifiques ni las vacíes salvo que conozcas su función y tengas autorización para hacerlo.

Menú contextual de carpetas y archivosCopy Anchor Link

Al abrir el menú contextual sobre un elemento se muestran acciones adicionales. En la captura se observa el menú de una carpeta:

Acciones disponiblesCopy Anchor Link

El menú permite, según el elemento seleccionado:

• Abrir o Abrir en nueva ventana.
• Descargar y Previsualizar.
• Subir archivos o crear una carpeta nueva dentro de la ubicación actual.
• Copiar, Cortar y Duplicar.
• Enviar a la papelera o Vaciar la carpeta.
• Hide (Preference), para ocultar el elemento según la preferencia mostrada por la interfaz.
• Cambiar nombre.
• Crear archivo, con un submenú para elegir el tipo de archivo.
• Seleccionar todo o Invertir selección.
• Añadir el elemento a Lugares.

Las acciones destructivas deben usarse con cuidado. Enviar a la papelera no equivale necesariamente a eliminar de forma definitiva: el dashboard contabiliza los elementos de la papelera y ofrece la opción de vaciarla.

Organización recomendadaCopy Anchor Link

Medios es un repositorio compartido, por lo que conviene mantener una estructura que cualquier miembro autorizado pueda entender:

• Crea carpetas por área, cliente, proyecto o año cuando el volumen lo justifique.
• Usa nombres descriptivos y evita acumular archivos sin identificar en la raíz.
• Revisa la ubicación antes de subir, copiar o duplicar un elemento.
• Utiliza Previsualizar antes de descargar cuando solo necesites comprobar el contenido.
• Mantén separados los archivos de trabajo de los documentos que ya no deben estar activos y envíalos a la papelera siguiendo el procedimiento interno.

Cuando un archivo se utiliza desde otra zona del CRM, consulta también la gestión de clientes, las tareas o los tickets para localizar el contexto operativo relacionado. La disponibilidad de un archivo y sus acciones dependerá de la relación concreta y de los permisos de la cuenta.

Papelera y mantenimientoCopy Anchor Link

El dashboard diferencia la Papelera de medios del resto de indicadores. Comprueba periódicamente:

1. El espacio utilizado por el repositorio.
2. El tamaño de la papelera.
3. El número de archivos que siguen contando en la cuota.
4. Si los elementos de la papelera pueden vaciarse de forma segura.

Para conocer la operativa general de elementos enviados a la papelera, consulta Papelera en Administración. Esta guía describe la vista específica de Medios y no sustituye las reglas de eliminación o restauración que tenga configuradas la instancia.

👉 Siguiente guía: Gestión

Medios conserva los archivos; Gestión reúne las operaciones administrativas y económicas del CRM.