Registro de jornada: qué exige la ley y cómo llevarlo

Si tienes personas contratadas, la ley te obliga a llevar un registro de su jornada. Esta guía resume qué dice exactamente la norma, qué debe incluir ese registro, cuánto tiempo se guarda, qué se está preparando y cómo se puede llevar sin papeles. Revisado el 4 de noviembre de 2026.

Qué dice la ley

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo y que se aplica desde el 12 de mayo de 2019. Su texto dice que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».

Qué debe incluir y cuánto se conserva

• Cada día, de cada persona: la hora concreta en que empieza y la hora concreta en que termina su jornada.
• Cuatro años: la empresa conserva los registros durante cuatro años.
• A disposición de tres partes: de las propias personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Quién decide cómo se organiza

El mismo artículo dice que el registro se organiza y documenta mediante la negociación colectiva o un acuerdo de empresa. Si no hay ninguno de los dos, lo decide la empresa después de consultar con los representantes legales de los trabajadores. Por eso conviene dejar por escrito qué sistema usas y cuándo lo comunicaste a tu plantilla.

Qué pasa si no se cumple

La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículo 7.5) considera infracción grave transgredir las normas sobre tiempo de trabajo de los artículos 34 a 38 del Estatuto, y el registro está en el artículo 34. Las cuantías están en el artículo 40 de esa misma ley; compruébalas allí antes de decidir nada.

¿Papel, hoja de cálculo o programa?

El artículo 34.9 no impone un formato concreto. Lo que sí piden la jurisprudencia y el propio Ministerio de Trabajo es que el sistema sea objetivo, fiable y accesible: así lo recoge la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/2018), que cita el Ministerio en su consulta pública sobre el nuevo reglamento. En la práctica, antes de elegir cómo lo llevas, comprueba cuatro cosas:

• Que recoge la hora real de inicio y de fin de cada persona, cada día.
• Que un cambio posterior no se puede hacer sin dejar rastro de quién lo hizo, cuándo y por qué.
• Que la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección pueden consultarlo cuando lo pidan.
• Que lo conservas cuatro años y puedes exportarlo.

Una hoja de cálculo o un cuaderno cumplen el primer y el último punto con esfuerzo; los otros dos son más difíciles de garantizar a mano.

El real decreto que se está preparando

El Ministerio de Trabajo y Economía Social abrió, del 12 al 26 de septiembre de 2025, una consulta pública previa sobre un real decreto que desarrolla el Estatuto en materia de registro de jornada y desconexión. En esa consulta explica que quiere concretar los requisitos mínimos del registro. A fecha de esta guía no hemos encontrado ese real decreto publicado en el BOE, así que lo que obliga hoy es el artículo 34.9 tal como está. No sabemos cuándo se aprobará ni con qué contenido definitivo; cuando se publique, revisaremos esta guía.

Cómo lo lleva Fichaje

Fichaje es nuestro módulo de registro de jornada. Con él:

• Cada persona ficha desde el móvil, el ordenador o un quiosco en el centro de trabajo.
• Cada corrección queda registrada: quién la hizo, cuándo y por qué.
• El registro se exporta a CSV y a PDF cuando te lo piden.
• Las ausencias y las vacaciones están en el mismo sitio, y el cuadrante semanal de turnos se publica a cada persona.
• Te avisa de los límites del Estatuto sobre descansos y horas ordinarias, pero nunca impide fichar: el registro tiene que reflejar lo que pasó.

Fichaje te da la herramienta para llevar el registro; cómo se organiza en tu empresa (convenio, acuerdo o consulta con los representantes) lo sigues decidiendo tú. Puedes ver cómo funciona y pedirnos ayuda para ponerlo en marcha en la página de Fichaje.

Preguntas frecuentes

¿Esta obligación afecta a todas las empresas?

El artículo 34.9 se dirige a «la empresa» sin distinguir tamaño. Si tienes dudas por un caso especial (una relación laboral especial, por ejemplo), consulta tu convenio o a tu asesoría laboral.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro?

Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

¿Tiene que ser digital?

Hoy la ley no fija un formato. Lo que exige es un registro diario con el horario de inicio y de fin de cada persona. El reglamento en preparación podría concretar más; mientras no se publique, no hay un requisito digital distinto del que ya existe.