CRM gratis o de pago: qué comprobar antes de elegir

Buscar «CRM gratis» es lo normal cuando empiezas: quieres ordenar tus clientes sin gastar antes de saber si te sirve. Un plan gratuito puede ser justo lo que necesitas, siempre que sepas dónde está el límite. Esta guía lista qué comprobar en cualquier CRM, y al final cuenta cómo lo hace el nuestro, ForgeNEX Gestión. Revisada el 4 de noviembre de 2026.

1. Dónde está el límite del plan gratuito

Los planes gratuitos o de prueba suelen limitar alguna de estas cosas. Mira cuál te afecta a ti, no la más llamativa:

• Personas: cuántas pueden entrar con su propio usuario.
• Registros: cuántos contactos, empresas u oportunidades puedes guardar.
• Funciones: si incluye automatizaciones, informes, formularios web, correo o integraciones.
• Personalización: si puedes añadir tus propios campos y etapas, o te toca adaptarte a las que vienen.

2. Qué pasa con tus datos si dejas de pagar o superas el límite

Es la pregunta que más se olvida y la que más cuesta responder tarde. Pregunta, antes de meter datos:

• ¿Se borran, se bloquean o se quedan en solo lectura?
• ¿Puedes recuperarlos si vuelves a pagar?
• ¿Hay un plazo después del cual se eliminan?

3. Si puedes llevarte tus datos

Comprueba que puedes exportar contactos, empresas y oportunidades en un formato abierto (CSV o Excel) cuando quieras, y no solo al cancelar. Es tu seguro si algún día cambias de herramienta.

4. Quién ve qué

Cuando entra más gente, no todo el mundo debe ver todo: cuánto cobra un cliente, las notas internas o las oportunidades de otro comercial. Mira si el CRM permite permisos por persona o por papel y si esos permisos están en el plan que vas a usar.

5. Dónde están los datos

Tus clientes son datos personales. Averigua en qué país se guardan, quién los trata y si el proveedor te explica qué hace con ellos. Si trabajas con clientes en la Unión Europea, que estén alojados en la UE simplifica el cumplimiento del RGPD.

6. Cuánto costará cuando crezcas

El plan gratuito es el punto de partida, no el precio. Calcula cuánto pagarás con el doble de personas y con las funciones que hoy te faltan: ¿se cobra por persona, por función o por registros? Pide el precio completo por escrito.

7. Cuándo basta una hoja de cálculo

Si eres una persona, tienes pocos clientes y no necesitas recordatorios ni que nadie más vea los datos, una hoja de cálculo bien cuidada puede bastar. Un CRM compensa cuando hay equipo, seguimiento de oportunidades o datos que se cruzan entre sí.

Cómo lo hace ForgeNEX Gestión

ForgeNEX Gestión no se vende como un CRM gratuito: tiene 14 días de prueba con todo y sin tarjeta, y luego un plan de pago por personas y módulos, con los precios vigentes en la página de precios. Esto es lo que pasa si no pagas al acabar la prueba:

• Sigues con el CRM para 1 persona.
• Lo que pase de ahí (más personas, módulos adicionales) queda bloqueado.
• No se borra nada: al pagar, vuelve todo tal cual.

Tus datos están en servidores en Alemania, dentro de la Unión Europea. Y no tienes que adaptarte a unas pantallas fijas: puedes diseñar tus propios módulos, importar tu Excel y empezar desde una solución de serie para tu tipo de negocio. Si quieres verlo con tus datos, pruébalo 14 días.

Preguntas frecuentes

¿Hay algún CRM completamente gratis?

Algunos ofrecen planes gratuitos con límites y otros son de código abierto, pero este último caso suele requerir que alguien lo instale y lo mantenga. Aplica las siete comprobaciones de arriba a cada opción.

¿Qué diferencia hay entre una prueba y un plan gratuito?

Una prueba dura un tiempo y luego tienes que pagar o dejar de usarlo. Un plan gratuito se queda contigo, pero con límites. Pregunta qué pasa cuando termina la prueba, porque no todos los proveedores lo explican igual.

¿Necesito tarjeta para probar ForgeNEX Gestión?

No: la prueba de 14 días es con todo y sin tarjeta.