Soluciones
Copilotos IA en Úbeda
La documentación interna suele estar repartida en carpetas, correos y la cabeza de dos personas. Con un sistema de búsqueda sobre tus propios documentos (RAG), cualquiera del equipo puede preguntar y recibir una respuesta con la referencia del documento de origen para comprobarla.
Cuando hay que elegir proveedor para un proyecto grande, comparar ofertas que no se parecen es casi imposible. Preparamos el pliego de requisitos y una matriz de evaluación para que las propuestas se puedan comparar con criterios objetivos.
Para muchas pymes, la informática se gestiona a golpe de urgencia: se llama a alguien cuando algo se rompe. Pasar a un modelo gestionado cambia el foco hacia la prevención, con supervisión continua y revisiones periódicas.
Todo, en un mismo sitio
Cada oportunidad, cada cliente y cada tarea quedan en el CRM, conectados con el resto de productos.
Por qué nos llaman
- 01
La bandeja de entrada se come la mañana
Solicitudes de presupuesto, dudas de clientes y avisos de proveedores llegan mezclados. Alguien dedica horas a leer, clasificar y redirigir antes de poder trabajar en lo importante.
- 02
El conocimiento depende de dos personas
Procedimientos, condiciones de clientes y respuestas técnicas viven en correos antiguos y en la memoria de quien lleva años. Cuando esa persona está de vacaciones, todo se para.
- 03
Sin documentación
No existe un documento que explique cómo está montada la red, qué servidores hay o qué copias se hacen. Todo está en la cabeza de una persona.
- 04
Un proyecto grande sin pliego
Toca renovar un sistema importante y las ofertas recibidas no son comparables: cada proveedor ha entendido una cosa distinta.
- 05
Procesos manuales que consumen horas
Personas con perfil técnico o comercial dedican parte de su jornada a copiar datos entre documentos, preparar informes o clasificar correos.
El resultado, en concreto
- Batería de pruebas de aceptación con casos reales y casos límite, y el resultado de pasarla antes de abrir el agente al equipo.
- Inventario de procesos candidatos a automatización con estimación de horas actuales y esfuerzo de implantación.
- Matriz de responsabilidades (quién opera, quién aprueba, quién revisa) para las personas que trabajan con el agente.
- Política interna de uso de IA: herramientas permitidas, datos que no se comparten y cómo pedir un nuevo caso de uso.
- Revisión de beneficios de una transformación ya ejecutada frente a los objetivos iniciales.
- Documentación de cumplimiento: base de legitimación de los datos tratados, información a usuarios y registro de decisiones de diseño.
- Cuadro de mando de operación: volumen de tareas, casos escalados a personas, errores detectados y coste de consumo.
¿Hablamos de tu caso?
Si ya tenéis un piloto de IA parado, revisamos qué le falta para llegar a producción.
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1. Nombra titulares y suplentes, no solo departamentos. “TI” no identifica a quien recibe una alerta a las 18:00. 2. Separa aprobar de ejecutar cuando la acción pueda afectar a clientes, dinero o registros críticos. 3. Define escalado y tiempos de respuesta para cada severidad en el procedimiento operativo. 4.…
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Cómo empezar con bajo riesgo
Publica una base de conocimiento vigente, con propietario y fecha de revisión. Comienza por preguntas informativas y solicitudes reversibles; identifica las excepciones desde el principio. Verifica permisos por usuario: cada persona solo debe recibir información de su expediente y región. Prueba respuestas con…
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Leer la guía completaCómo trabajamos
Propuesta del cambio
Se describe qué se quiere cambiar, por qué y a quién afecta.
Evaluación y aprobación
Valoramos riesgo y plan de vuelta atrás, y lo aprueba la persona que designes.
Comunicación y ejecución
Se avisa a los afectados y se aplica en la ventana acordada.
Verificación y registro
Se comprueba que todo funciona y el cambio queda registrado en la documentación.
Trabajar con empresas de Úbeda
Si en Jaén ya trabajas con un proveedor de sistemas, nos coordinamos con él para los accesos y las integraciones sin duplicar trabajo.
Muchas pymes de Jaén tienen procesos administrativos muy parecidos entre sí; eso permite partir de casos de uso ya probados y adaptarlos, en vez de empezar de cero.
Los equipos de Úbeda con los que trabajamos suelen empezar por la bandeja de entrada o la documentación interna, porque es donde se pierde más tiempo sin que se note.
Por sectores
Construcción
Equipos en obra, documentación técnica y subcontratas. La tecnología tiene que funcionar fuera de la oficina y con accesos que se dan y se quitan a menudo.
Despachos de abogados
Confidencialidad, gestión documental y uso responsable de la IA con información de clientes. Priorizamos el control de accesos y una política clara sobre herramientas de IA.
Despachos profesionales
Necesitan que el correo, los documentos y los accesos funcionen siempre, con confidencialidad. Supervisión continua, copias comprobadas y control de accesos externos.
Empresas que trabajan con la Administración
Contratos públicos que piden medidas de seguridad concretas. Incorporamos los requisitos del ENS al plan para llegar preparados a las licitaciones.
Qué mirar antes de elegir
- Que deje indicadores para comprobar más adelante si las decisiones dieron resultado.
- Que mantenga un inventario de equipos y licencias actualizado.
- Que use accesos delegados limitados en lugar de cuentas de administrador permanentes.
- Que proponga mejoras con contexto en lugar de limitarse a resolver incidencias.
- Que las acciones irreversibles requieran aprobación humana por diseño, no por configuración opcional.
Preguntas frecuentes
¿Necesito cambiar mi CRM o mi ERP?+
Normalmente no. Conectamos el agente a lo que ya usas a través de sus APIs o exportaciones. Si tu sistema no tiene forma de integrarse, te lo decimos antes de empezar y valoramos alternativas.
¿Es mejor comprar una herramienta o desarrollar un agente propio?+
Si hay una herramienta que encaja con tu proceso y cumple tus requisitos de datos, suele ser más rápido comprarla. Si el proceso es muy tuyo o necesita conectar varios sistemas, un agente a medida compensa. Lo comparamos contigo.
¿Cuál es la diferencia entre un chatbot y un agente?+
Un chatbot conversa y responde. Un agente además usa herramientas: consulta tu CRM, prepara un documento o abre una tarea. Más capacidad implica más control, por eso los agentes llevan permisos y aprobaciones.
¿Cómo se calcula la cuota?+
Normalmente por usuario o por equipo gestionado, según lo que encaje con tu empresa. Te detallamos qué está incluido y qué se presupuesta aparte, como compras de equipos o proyectos nuevos.
¿Gestionáis también las licencias y contratos?+
Sí, si lo incluyes en el alcance. Mantenemos un registro de licencias y contratos con sus renovaciones y te proponemos ajustes cuando detectamos gasto innecesario.
¿Cómo sabremos si la consultoría ha servido?+
Porque terminará con decisiones aprobadas y responsables asignados. Además, proponemos indicadores para revisar al cabo de unos meses si las iniciativas están dando lo esperado.
Copilotos IA cerca de Úbeda
Cuéntanos qué proceso os quita más tiempo y te decimos si un agente tiene sentido o si basta algo más sencillo.