Soluciones
Fichaje digital en Pozuelo de Alarcón
No siempre hace falta un ERP grande. A veces la respuesta es un CRM bien configurado, un módulo de facturación y unas cuantas integraciones. Te decimos con claridad qué necesitas y qué no, aunque la respuesta sea la opción más pequeña.
Un sistema de gestión también es una cuestión de control: quién puede aprobar un pedido, quién ve los márgenes o quién puede borrar una factura. Definimos roles y segregación de funciones para que el acceso a la información sea el que corresponde a cada puesto.
La deuda técnica no se ve en el balance, pero se paga cada día: servidores sin soporte, aplicaciones que nadie se atreve a tocar, integraciones hechas a mano. La identificamos, la priorizamos por riesgo real y te proponemos qué atacar primero.
Cuándo tiene sentido Fichaje digital
- 01
Informes que no coinciden
Dirección ve una cifra de ventas en el cuadro de mando y contabilidad otra en el cierre. Se pierde tiempo discutiendo el dato en vez de decidir.
- 02
Migración pendiente desde hace años
El programa actual está sin soporte o se ha quedado pequeño, pero el miedo a perder el histórico frena el cambio una y otra vez.
- 03
Inversiones que no encajan entre sí
Se han ido comprando herramientas para cada departamento y ahora conviven varias que hacen lo mismo, otras que no se hablan y licencias que nadie usa.
- 04
Cambios que nadie avisa
El proveedor aplica cambios en la red o en los servidores sin coordinar, y la plantilla descubre el problema al llegar por la mañana.
- 05
Facturas imprevisibles
Cada incidencia es una factura distinta y el gasto informático del año es imposible de presupuestar. Algunos meses se evita llamar al técnico para no pagar.
Y cuando toca facturar
Facturas correctas, con su numeración y sus impuestos, conectadas con el CRM.
El camino, paso a paso
Inventario de sistemas
Listamos los programas que intervienen en la operación y qué datos intercambian, aunque sea por correo o Excel.
Diseño de integraciones
Definimos qué sistema manda en cada dato y cómo viaja: API, fichero programado o evento.
Desarrollo y pruebas
Construimos las integraciones con registros de cada envío y las probamos con casos reales y casos de error.
Conciliación y avisos
Ponemos en marcha una comprobación periódica que compara ambos lados y avisa cuando algo no cuadra.
¿Hablamos de tu caso?
Cuéntanos cómo gestionáis hoy pedidos, facturas y clientes, y te diremos qué parte merece la pena ordenar primero.
Qué incluye Fichaje digital
- Mapa de procesos actuales (venta, compra, almacén, facturación, cobro) con los puntos donde se reescriben datos a mano.
- Catálogo de casos de uso de IA priorizados por valor, riesgo y facilidad de implantación.
- Procedimiento de gestión de cambios con aprobación, comunicación y plan de vuelta atrás.
- Documento de salida para que puedas cambiar de proveedor sin perder información si algún día lo decides.
- Definición de indicadores para cuadros de mando: fórmula, fuente de datos, frecuencia y responsable.
- Análisis de brechas frente a la normativa aplicable (RGPD, NIS2, ENS cuando corresponda) con plan de acción.
- Pliego de requisitos y matriz de evaluación de proveedores con criterios ponderados.
Qué mirar antes de elegir
- Que pueda convivir con tu personal interno con un reparto claro de funciones.
- Que el entregable incluya prioridades y costes orientativos, no solo una lista de problemas.
- Que mantenga un inventario de equipos y licencias actualizado.
- Que incluya la normativa aplicable sin exagerar ni minimizar lo que te afecta.
- Que las integraciones tengan registro de envíos y avisos ante errores, no solo que funcionen el primer día.
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Consultoras y empresas de servicios IT
Proyectos, horas imputadas y facturación por hitos o por horas. Lo importante es que todo lo trabajado acabe facturado y que el margen de cada proyecto se vea a tiempo.
Construcción y reformas
Presupuestos, certificaciones, compras por obra y subcontratas. El sistema debe imputar cada coste a su obra para conocer la rentabilidad real antes de cerrarla.
Inmobiliarias
Inmuebles, propietarios, contratos y comisiones. Un CRM conectado con la facturación permite seguir cada operación desde la captación hasta el cobro.
Industria
Oficina y planta con necesidades distintas. Gestionamos la parte de oficina y coordinamos con quien mantiene los sistemas industriales.
En Pozuelo de Alarcón y alrededores
Damos soporte remoto a equipos de toda Comunidad de Madrid, con actualizaciones y tareas planificadas fuera del horario de trabajo cuando conviene.
Si el proyecto lo requiere, por ejemplo para una instalación física en Pozuelo de Alarcón, se puede plantear una visita puntual o coordinarnos con un técnico local.
Si en Madrid tu proveedor actual de software ya no responde, podemos revisar qué hay instalado, documentarlo y plantear cómo seguir.
Preguntas frecuentes
¿El sistema podrá crecer si abrimos otra sede o sociedad?+
Es una de las preguntas que hacemos al principio. Diseñamos la estructura de empresas, almacenes y series de documentos pensando en ese crecimiento para no tener que rehacerla después.
¿Cómo afecta VERI*FACTU a mi sistema de facturación?+
Obliga a que el software de facturación garantice la trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Revisamos si tu herramienta actual está preparada y, si no, qué opciones tienes para adaptarte con tiempo.
¿Cuánto se tarda en implantar un sistema de gestión?+
Varía mucho según el número de áreas, la calidad de los datos actuales y las integraciones necesarias. Tras el diagnóstico te damos un plan por fases con hitos concretos, en lugar de una fecha cerrada sin base.
¿Tenéis acceso total a nuestros sistemas?+
Solo el necesario. En Microsoft 365 usamos administración delegada granular con permisos limitados y revisables, y todo acceso remoto queda registrado.
¿Podemos combinar el servicio con nuestro técnico interno?+
Sí. Muchas empresas mantienen a una persona interna y nos encargan la supervisión, el segundo nivel o áreas concretas. Definimos bien quién hace qué para no pisarnos.
¿Cómo se calcula la cuota?+
Normalmente por usuario o por equipo gestionado, según lo que encaje con tu empresa. Te detallamos qué está incluido y qué se presupuesta aparte, como compras de equipos o proyectos nuevos.
Fichaje digital cerca de Pozuelo de Alarcón
Para tu empresa en Pozuelo de Alarcón
Si tienes datos en varios programas que no se hablan, cuéntanos cuáles son y te proponemos cómo conectarlos.