Revisión de accesos externos en Microsoft 365
Recertifica invitados y comparticiones externas de SharePoint y OneDrive con propietario, propósito, alcance y fecha de próxima revisión.
Compartir con un socio no debería crear un acceso indefinido
Un invitado puede conservar acceso a un sitio, equipo o documento después de terminar el proyecto que lo justificaba. El reto operativo no es solo elegir una configuración de compartición: es poder explicar quién accede, a qué recurso, por qué y quién confirma que todavía lo necesita.
Microsoft documenta que la compartición organizativa de SharePoint y OneDrive se combina con ajustes de cada sitio y con la configuración de invitados de Microsoft Entra. Las opciones y su alcance se describen en la guía de configuración de compartición externa y en la de restricción por dominios. Revisa la configuración vigente del tenant: una opción global no describe por sí sola todos los permisos que ya existen.
Ficha de revisión de acceso
| Campo | Comprobación |
|---|---|
| Identidad externa | ¿La cuenta corresponde a la persona invitada y a su organización actual? |
| Recurso | ¿Qué sitio, equipo, carpeta o documento puede consultar? |
| Motivo | ¿Qué contrato, proyecto o proceso justifica el acceso? |
| Propietario interno | ¿Quién confirma la necesidad y responde por el contenido? |
| Tipo de compartición | ¿Es una invitación autenticada, un grupo o un enlace compartible? |
| Decisión | Mantener, limitar, retirar o solicitar aclaración; registrar responsable y fecha |
Cadencia práctica
- Exporta o consulta los inventarios y reportes disponibles para el tenant y los sitios dentro del alcance.
- Agrupa las cuentas por propietario y proceso; envía a cada responsable solo el acceso que puede validar.
- Prioriza recursos sensibles, enlaces de amplia difusión y cuentas sin dueño identificado.
- Tramita retiradas con el propietario y comprueba los recursos relacionados antes de revocar la identidad completa.
- Registra excepciones con motivo, aprobador y fecha de revisión; evita que queden abiertas sin seguimiento.
No elimines accesos basándote únicamente en una señal aislada de actividad: puede haber tareas estacionales, procesos automatizados o dependencias que el informe no muestra. La revisión complementa la gobernanza de Microsoft 365 y el ciclo de altas, cambios y bajas.