Altas, cambios y bajas de usuarios en Microsoft 365

El ciclo de vida del usuario no termina al crear una cuenta

Una persona nueva necesita los accesos correctos el primer día; un cambio de puesto exige revisar los anteriores; una salida requiere retirar acceso sin perder datos que deban conservarse. Si RR. HH., IT y los responsables de negocio trabajan con listas separadas, aparecen cuentas huérfanas y solicitudes urgentes difíciles de auditar.

Microsoft Entra denomina a estos eventos joiner, mover, leaver y ofrece flujos de ciclo de vida para automatizar algunas tareas. La disponibilidad y las licencias dependen de la configuración contratada; el proceso también puede coordinarse con tickets y automatizaciones propias.

Procedimiento recomendado

Alta: preparar antes del primer acceso

• Recibe una solicitud validada que indique fecha, responsable, equipo, ubicación y función; limita los datos personales incluidos en el ticket a lo necesario.
• Asigna un perfil de acceso aprobado por el responsable de la función. Evita copiar permisos de otra persona sin revisar excepciones.
• Prepara cuenta, autenticación y dispositivo mediante el proceso de endpoint correspondiente.
• Prueba el acceso a las aplicaciones de trabajo y deja un canal claro para informar de permisos faltantes.

Cambio de función: retirar y conceder

Trata el cambio como una modificación de autorización, no como una simple suma de grupos. Compara los accesos asociados al puesto anterior con los aprobados para el nuevo; registra quién autorizó excepciones y fija una fecha de revisión cuando el acceso sea temporal.

Baja: desactivar y conservar según política

Coordina la hora efectiva con RR. HH. y el responsable del área. IT ejecuta la desactivación y revocación de acceso según la respuesta aprobada, recupera dispositivos y llaves, revisa accesos delegados y deriva la custodia del correo y archivos al propietario autorizado. Antes de retirar licencias o eliminar datos, comprueba los requisitos internos de conservación, continuidad y contrato; la automatización no debe decidirlo por defecto.

Matriz de control

Evento	Disparador	Aprobación	Evidencia de cierre
Alta	Incorporación confirmada	Responsable del puesto	Accesos probados y equipo entregado
Cambio	Movimiento registrado	Responsable nuevo y, si procede, propietario de datos	Permisos antiguos revisados y nuevos validados
Baja	Fecha/hora confirmada	RR. HH. y responsable según política	Sesiones y accesos tratados, activos recuperados, custodia asignada

El escenario de despliegue de Microsoft para el ciclo de empleados describe tareas automatizables de alta, cambio y salida. Úsalo para diseñar el flujo, no como sustituto de una revisión de permisos específica.

Relaciona este proceso con Windows Autopilot e Intune, la gestión moderna de endpoints y la gobernanza de Microsoft 365.