Guías

Cómo elegir Microsoft 365 para desinfección en 2026

Elegir Microsoft 365 para tu negocio de desinfección no es trivial. Esta guía te da los criterios exactos para tomar la decisión correcta sin dejarte engañar por demos bonitas.

La identidad es el nuevo perímetro: si alguien consigue la contraseña de un usuario, entra en el correo, los documentos y las aplicaciones. Activamos autenticación multifactor, acceso condicional y revisiones periódicas de cuentas para cerrar esa puerta.

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Los criterios que importan

Licencia adecuada al tamaño de tu empresa
Partner con certificación Microsoft y soporte local
Migración de datos incluida sin coste
Formación para el equipo en herramientas clave
Seguridad avanzada (MFA, backup de emails)
Administración delegada para no depender siempre del proveedor

Errores frecuentes al elegir

Comprar licencias sin saber qué plan necesita cada empleado

Migrar el email un viernes por la tarde

No activar la autenticación en dos pasos desde el día uno

Ignorar OneDrive y SharePoint (pagas por ellos y no los usas)

No hacer backup del email (Microsoft no lo hace por ti)

Qué preguntar al proveedor antes de firmar

¿La migración desde mi servidor de correo actual está incluida?
¿Quién administra las altas y bajas de usuarios?
¿Incluyen backup de emails y OneDrive?
¿Ofrecen formación en Teams y SharePoint?
¿Qué pasa si un empleado pierde su contraseña un sábado?

Lo que entregamos

Matriz de roles y permisos con segregación de funciones en operaciones sensibles como anular facturas o cambiar precios.
Mapa de deuda técnica clasificado por riesgo para el negocio y por esfuerzo de corrección.
Plan de acompañamiento posterior al arranque con revisión de incidencias y ajustes pendientes.
Anillos de actualización de Windows y de las aplicaciones de Microsoft 365 con grupo piloto definido.
Informe de optimización de licencias con propuesta de ajuste por persona o perfil.
Análisis de brechas frente a la normativa aplicable (RGPD, NIS2, ENS cuando corresponda) con plan de acción.
Runbooks de operación: escalar, restaurar, rotar credenciales y responder a una alerta de gasto.

Situaciones que resolvemos

Dependencia del servidor de la oficina

Para iniciar sesión o acceder a carpetas hay que estar en la oficina o conectado por VPN, y el servidor de dominio es antiguo.

Licencias mal asignadas

Se pagan planes completos para personas que solo usan el correo y faltan funciones de seguridad en quienes manejan información sensible.

Almacenamiento que no da más de sí

La cabina se ha quedado pequeña y ampliarla cuesta casi como una nueva. Interesa valorar almacenamiento distribuido o niveles en la nube.

Dependencia de un solo proveedor

Toda la aplicación usa servicios propietarios y salir sería rehacerla. Conviene saber cuánto costaría y reducir esa atadura donde tenga sentido.

Comerciales sin visibilidad

El equipo comercial no sabe si un cliente tiene facturas pendientes o qué stock queda, porque esa información solo está en el ERP de administración.

Cómo trabajamos

Descubrimiento

Inventariamos cargas, datos, dependencias y costes actuales, y fijamos contigo los requisitos de disponibilidad y residencia de datos.

Diseño del destino

Elegimos plataforma y servicios, definimos red, identidades y copias, y estimamos el coste con supuestos explícitos.

Base como código

Desplegamos la zona de aterrizaje con Terraform: redes, roles, políticas, registros y presupuestos, todo versionado.

Migración por oleadas

Movemos primero cargas de bajo riesgo, aprendemos, y seguimos con las críticas con ensayo previo y vuelta atrás preparada.

Optimización

Tras unas semanas de uso real, ajustamos tamaños, reservas y almacenamiento según el consumo medido.

¿Hablamos de tu caso?

Pregúntanos por Microsoft 365 para Empresas y te explicamos cómo encaja con la gestión de tu puesto de trabajo.

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Automatizado de principio a fin

Lo que montamos queda documentado y se puede repetir, no depende de una persona.

forgenex

$ desplegar tuempresa

✓Versión de la aplicación verificada

✓Base de datos creada

✓Aplicación arrancada y sana

✓Primer administrador creado

✓Dominio configurado

✓Certificado TLS emitido

Listo: https://tuempresa.forgenex.com

No es igual en todos los negocios

Inmobiliarias

Inmuebles, propietarios, contratos y comisiones. Un CRM conectado con la facturación permite seguir cada operación desde la captación hasta el cobro.

Comercio con equipo comercial en ruta

Comerciales que trabajan desde el móvil y el portátil fuera de la oficina. Protección de aplicaciones y acceso condicional permiten trabajar sin VPN y con los datos protegidos.

Despachos de abogados

Documentación confidencial y acceso desde fuera de la oficina. Priorizamos identidades fuertes, cifrado, registros de acceso y regiones europeas para los datos.

Asesorías y gestorías

Mucho trabajo repetitivo con documentos y plazos. Suelen tener margen claro en automatización documental y en ordenar la relación con clientes.

Para saber más

ERP y sistemas de gestión

Desarrollo de CRM a Medida: Acelerando Ventas y Procesos con NEXGestión

Motor de Automatización y Lead Scoring Dinámico

El verdadero valor de NEXGestión radica en su motor de automatización stateful, que asigna y evalúa leads basándose en topología de datos en tiempo real.

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Puesto de trabajo digital

Microsoft 365 Apps: actualizaciones por anillos y pilotos

Las actualizaciones requieren grupos y observabilidad

Un despliegue por anillos permite comprobar una actualización con un grupo representativo antes de ampliarla. No es una garantía de compatibilidad: complementos, macros, integraciones y dispositivos poco habituales pueden no estar presentes en el piloto. Define grupos por uso y criticidad, no solo por departamento.

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Puesto de trabajo digital

Ecosistema Microsoft 365 para Empresas: Productividad y Seguridad Total

Beneficios Cuantificables del Cambio

Menos brechas de identidad: Gracias a la implementación de MFA obligatoria y políticas de identidad condicional en Entra ID. Puedes medir la exposición de tus usuarios con el simulador de riesgo de phishing. Ahorro en costes de hardware: Al retirar y amortizar servidores NAS locales, controladores de dominio físicos…

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Qué mirar antes de elegir

Que sepa trabajar con virtualización propia y con nube pública, para recomendarte un modelo híbrido si es lo que conviene.
Que ajuste las licencias al uso real en lugar de vender siempre el plan más alto.
Que entregue la infraestructura como código en un repositorio tuyo.
Que te deje escrita la matriz de responsabilidades compartidas.
Que las personalizaciones queden documentadas y no dependan de una sola persona del proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los documentos si migramos a SharePoint?+

Se trasladan con su estructura y se revisan los permisos para que cada carpeta la vea quien debe. Antes se limpia lo que no se usa, para no llevar el desorden al sitio nuevo.

¿Podéis gestionar las altas y bajas de empleados?+

Sí. Definimos un procedimiento con lista de verificación y podemos ejecutarlo nosotros cuando nos avises, de forma que licencias, grupos, equipos y accesos queden siempre al día.

¿Hace falta seguir teniendo un servidor en la oficina?+

Para identidad y archivos, muchas veces ya no. Entra ID, SharePoint y OneDrive cubren esas funciones. Puede seguir haciendo falta para aplicaciones concretas; lo valoramos caso por caso.

¿Azure, Google Cloud o AWS?+

Depende de lo que ya usas (por ejemplo, Microsoft 365 acerca a Azure), de los servicios que necesitas y de dónde quieres tener los datos. Trabajamos con varias y te explicamos el motivo de la recomendación.

¿Cómo abordáis el uso de IA en la empresa?+

Empezamos por saber qué herramientas usa ya la plantilla y con qué datos. Después definimos una política, elegimos herramientas autorizadas y buscamos casos de uso con retorno medible.

¿Cuánto se tarda en implantar un sistema de gestión?+

Varía mucho según el número de áreas, la calidad de los datos actuales y las integraciones necesarias. Tras el diagnóstico te damos un plan por fases con hitos concretos, en lugar de una fecha cerrada sin base.

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La misma guía, otros sectores con la D

Si te preocupa qué pasa cuando alguien deja la empresa, te ayudamos a definir un procedimiento de bajas que no olvide nada.

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