OneDrive es personal, no departamental
Debe alojar trabajo individual en curso o documentos que todavia no han pasado a una capa compartida. Si algo depende de un equipo, no deberia vivir solo en OneDrive.
SharePoint es la base documental compartida
Cuando un documento pertenece a un area, un proyecto o un proceso, lo natural es ubicarlo en SharePoint con una estructura y permisos gobernados.
Teams es la interfaz, no siempre el destino
Teams facilita acceso, conversacion y trabajo diario, pero por debajo se apoya en SharePoint y OneDrive. Si el equipo no entiende eso, la gestion documental se vuelve opaca.
Preguntas clave
Puedo guardar todo en Teams
No es lo mejor. Teams es una puerta de acceso, pero el criterio documental debe definirse en la capa subyacente.
Que pasa si un empleado se va con archivos en OneDrive
Hay procedimientos de retencion y transferencia, pero conviene no depender de OneDrive para documentacion compartida.
Los usuarios tienen que entender SharePoint
No necesariamente en profundidad, pero si deben conocer reglas simples de donde guardar cada cosa.