El sitio debe representar una unidad de trabajo real
Crear sitios por impulso genera sprawl. Lo normal es organizar por area, proyecto o proceso con duenio claro y una politica minima de creacion.
Las bibliotecas no deben duplicar la estructura del explorador
SharePoint da mas valor cuando usa metadatos, vistas y permisos limpios. Reproducir veinte niveles de carpetas impide aprovechar la plataforma.
Los permisos rotos son la deuda mas cara
Si se rompe herencia sin control, mantener acceso y cumplimiento se vuelve inmanejable. Conviene reducir excepciones y documentar duenios.
Preguntas clave
Cuantos sitios deberia tener una pyme
No hay numero magico. Depende de procesos y equipos, pero debe responder a gobierno, no a ocurrencias.
Es mejor usar carpetas o metadatos
Lo habitual es combinar ambos, pero con preferencia por una estructura mas plana y campos utiles para clasificar.
Teams ya me crea sitios, eso basta
No siempre. Teams crea la base, pero sin reglas de archivo y permisos el desorden sigue apareciendo.