Checklist de accesibilidad para documentos PDF de empresa

La accesibilidad se prepara antes de exportar

Un PDF puede verse correcto y, sin embargo, carecer de estructura para lectores de pantalla o navegación por teclado. La forma más eficiente de corregirlo suele ser preparar el documento fuente con estilos semánticos, títulos y tablas bien construidas antes de exportar.

Las técnicas publicadas por W3C son ejemplos para cumplir criterios WCAG, no la única forma válida de hacerlo. La conformidad debe evaluarse contra los requisitos aplicables y el documento completo, no por marcar una lista automática.

Lista de revisión editorial

• Título y propiedades: asigna título descriptivo, idioma principal y metadatos que permitan identificar la versión.
• Encabezados: usa niveles jerárquicos reales en lugar de simularlos solo con tamaño, negrita o color.
• Lectura: comprueba que el orden lógico coincide con la secuencia de lectura, especialmente en columnas, cuadros laterales y documentos con elementos flotantes.
• Etiquetas: exporta como PDF etiquetado y verifica que párrafos, encabezados, listas, tablas y figuras tienen estructura adecuada.
• Imágenes: añade alternativas textuales útiles a gráficos informativos y marca como decorativos los elementos que no aportan contenido.
• Tablas: identifica filas o columnas de encabezado; evita tablas usadas únicamente para maquetar.
• Enlaces: usa texto que explique el destino, no una URL extensa o “pulsa aquí” sin contexto.
• Color y contraste: no comuniques estados solo mediante color; comprueba lectura en escala de grises y contraste suficiente.
• Formularios: proporciona etiquetas, instrucciones, estados y orden de tabulación coherentes.
• Escaneos: aplica OCR para que el texto sea seleccionable, pero revisa manualmente el resultado y reconstruye la estructura.

Comprueba el archivo publicado

Valida una copia final, no solo el documento fuente. Recorre enlaces y campos con teclado, extrae o lee el texto en el orden recibido y prueba con una tecnología de apoyo. Para documentos extensos o críticos, pide una revisión manual experta con perfiles de usuario pertinentes.

Un analizador automático ayuda a localizar etiquetas ausentes, pero no determina por sí solo si una descripción alternativa es adecuada o si el orden tiene sentido. Conserva una evidencia de revisión, versión del archivo, incidencias y responsable de corregirlas.

Criterio de publicación

Si el PDF contiene información esencial que no puede hacerse accesible dentro del plazo, ofrece una alternativa equivalente y localizable mientras se corrige. Evita tratar la alternativa como sustituto permanente sin revisar el requisito aplicable.

W3C explica que el orden de lectura y tabulación de un PDF etiquetado depende de su estructura y recomienda comprobarlo con lector de pantalla o herramientas que expongan el orden. Integra esta tarea en el flujo editorial B2B de brief, revisión y publicación.

Referencias

• W3C WAI: PDF3, orden de lectura y tabulación correctos
• W3C WAI: técnicas PDF para WCAG 2.2
• W3C WCAG 2.2: orden del foco