NEXGestion
NEXGestion: CRM para gestorías administrativas en Getafe
Un sistema de gestión también es una cuestión de control: quién puede aprobar un pedido, quién ve los márgenes o quién puede borrar una factura. Definimos roles y segregación de funciones para que el acceso a la información sea el que corresponde a cada puesto.
Antes de recomendar una herramienta, queremos entender cómo gana dinero tu empresa y dónde pierde tiempo. La tecnología tiene sentido cuando reduce un coste, un riesgo o un plazo concreto que puedas señalar.
Muchas pymes pagan licencias de un ERP del que usan una parte mínima, mientras siguen cuadrando el almacén a mano. Revisamos qué se usa, qué sobra y qué falta, y ajustamos el sistema a la operación en lugar de forzar la operación al sistema.
Cuándo tiene sentido Gestorías administrativas
Comerciales sin visibilidad
El equipo comercial no sabe si un cliente tiene facturas pendientes o qué stock queda, porque esa información solo está en el ERP de administración.
Crecimiento con nuevas sedes o sociedades
Abrir una delegación o una segunda sociedad obliga a duplicar configuraciones y consolidar a mano, porque el sistema no se pensó para varias entidades.
Responsabilidades difusas
Cuando algo falla, el proveedor culpa al departamento, el departamento al proveedor, y la incidencia se queda sin dueño.
Crecimiento sin estructura técnica
La empresa ha duplicado su plantilla y la tecnología sigue montada como cuando eran cinco personas: cuentas compartidas, archivos en local y sin procedimientos.
Dudas sobre volver a cambiar
Tras una transformación costosa, dirección no sabe si se obtuvieron los beneficios esperados y duda antes de aprobar la siguiente fase.
Cómo lo hacemos
Definir la necesidad
Redactamos con tu equipo qué problema se quiere resolver y qué requisitos son imprescindibles.
Preparar el pliego
Convertimos la necesidad en un documento que todos los proveedores puedan responder de la misma forma.
Evaluar propuestas
Puntuamos cada oferta con una matriz ponderada y pedimos aclaraciones donde haya ambigüedad.
Acompañar la decisión
Presentamos la comparativa, revisamos los puntos críticos del contrato y apoyamos el arranque con el proveedor elegido.
Qué te llevas al terminar
- Manuales breves por puesto de trabajo y sesiones de formación grabadas para nuevas incorporaciones.
- Pliego de requisitos y matriz de evaluación de proveedores con criterios ponderados.
- Plan de acompañamiento posterior al arranque con revisión de incidencias y ajustes pendientes.
- Modelo de datos maestro: clientes, proveedores, artículos y tarifas, con reglas de unicidad y responsables de mantenimiento.
- Matriz de roles y permisos con segregación de funciones en operaciones sensibles como anular facturas o cambiar precios.
- Comparativa de alternativas con coste total estimado de licencias, implantación, integraciones y soporte.
- Cuadro de mando inicial con indicadores acordados y la definición exacta de cómo se calcula cada uno.
No es igual en todos los negocios
Hostelería
Varios locales, rotación de personal y herramientas contratadas por cada establecimiento. Unificar proveedores y accesos simplifica la operación.
Asesorías y gestorías
Muchos clientes, tareas recurrentes y plazos. Integrar la gestión de clientes con la facturación periódica reduce errores y libera tiempo administrativo.
Comercio y distribución
Canales de venta que crecen más rápido que los sistemas. La consultoría ayuda a decidir qué integrar, qué sustituir y en qué orden.
Industria y fabricación
Escandallos, órdenes de fabricación y trazabilidad de lotes. Conectamos producción con compras y almacén para que la planificación no dependa de hojas de cálculo.
Y cuando toca facturar
Facturas correctas, con su numeración y sus impuestos, conectadas con el CRM.
Cómo elegir bien
- Que puedas exportar tus datos en formatos abiertos si algún día cambias de sistema.
- Que el proveedor te diga con claridad qué no hace falta, aunque eso reduzca el proyecto.
- Que el entregable incluya prioridades y costes orientativos, no solo una lista de problemas.
- Que el sistema esté preparado para los requisitos de facturación y trazabilidad aplicables a tu empresa.
- Que cierre cada fase con decisiones y responsables, no con un documento abierto.
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Nos coordinamos con tu asesoría de Madrid para que la migración de saldos y la configuración contable encajen con cómo trabajan ellos.
Si el proyecto lo requiere, como en una due diligence con instalaciones en Madrid, se puede plantear una visita puntual; el resto se trabaja en remoto.
Nos coordinamos con tu equipo directivo en Getafe mediante sesiones periódicas en remoto y documentación compartida, sin necesidad de desplazamientos.
Preguntas frecuentes
¿Mis datos quedan atrapados en el sistema nuevo?+
Procuramos que no. Valoramos desde el principio que el sistema permita exportar los datos en formatos abiertos y dejamos documentado cómo hacerlo.
¿El sistema podrá crecer si abrimos otra sede o sociedad?+
Es una de las preguntas que hacemos al principio. Diseñamos la estructura de empresas, almacenes y series de documentos pensando en ese crecimiento para no tener que rehacerla después.
¿Cómo afecta VERI*FACTU a mi sistema de facturación?+
Obliga a que el software de facturación garantice la trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Revisamos si tu herramienta actual está preparada y, si no, qué opciones tienes para adaptarte con tiempo.
¿Cómo se trabaja si no estáis en nuestra ciudad?+
En remoto: talleres por videollamada, acceso a la documentación compartida y reuniones de seguimiento periódicas. Si el proyecto lo requiere, se puede plantear alguna visita puntual.
¿Podéis ejecutar después lo que recomendáis?+
Sí, en muchas áreas podemos hacerlo. Pero el plan se escribe para que no dependas de nosotros: si prefieres ejecutarlo con tu equipo u otro proveedor, está pensado para eso.
¿Cómo abordáis el uso de IA en la empresa?+
Empezamos por saber qué herramientas usa ya la plantilla y con qué datos. Después definimos una política, elegimos herramientas autorizadas y buscamos casos de uso con retorno medible.
Reserva una llamada para revisar tu circuito de facturación frente a los requisitos de trazabilidad.