NEXGestion
NEXGestion: CRM para clínicas dentales en Torrejón de Ardoz
Migrar de sistema de gestión da miedo por una razón sensata: los datos históricos. Planificamos la migración con cargas de prueba, reconciliación de saldos y un periodo de convivencia, para que el día del cambio no sea un salto al vacío.
Los cuadros de mando solo sirven si los datos de origen son fiables. Por eso trabajamos primero la calidad del dato en el sistema de gestión y después los informes, para que las cifras que ve dirección coincidan con las de contabilidad.
En ForgeNEX desarrollamos nuestras propias herramientas de CRM, facturación y control horario, así que conocemos por dentro los problemas de modelar clientes, documentos y permisos. Esa experiencia la aplicamos tanto a nuestras soluciones como a integrar las que ya tienes.
Situaciones que resolvemos
Cierres de mes interminables
Cuadrar ventas, cobros y existencias exige exportar a Excel y revisar línea a línea. El cierre se alarga días y siempre depende de la misma persona.
Permisos demasiado abiertos
Cualquier usuario puede modificar precios, anular facturas o ver los márgenes. No hay registro claro de quién cambió qué.
Compra o fusión en marcha
Se está negociando la adquisición de otra empresa y nadie ha revisado el estado de su tecnología, sus licencias ni su seguridad.
Crecimiento sin estructura técnica
La empresa ha duplicado su plantilla y la tecnología sigue montada como cuando eran cinco personas: cuentas compartidas, archivos en local y sin procedimientos.
Uso de IA sin control
La plantilla usa asistentes de IA con datos de clientes y documentos internos, sin política ni herramientas autorizadas. Dirección no sabe qué información está saliendo.
Cómo lo hacemos
Diagnóstico de procesos
Entrevistamos a cada área y seguimos un pedido de principio a fin para ver dónde se pierde tiempo o se duplican datos.
Requisitos y alternativas
Convertimos lo observado en requisitos priorizados y comparamos opciones con su coste total y sus límites.
Configuración y datos maestros
Configuramos el sistema elegido y depuramos clientes, artículos y tarifas antes de cargarlos.
Migración y convivencia
Hacemos cargas de prueba, reconciliamos saldos y mantenemos un periodo en el que se puede comparar con el sistema anterior.
Arranque y acompañamiento
Arrancamos con soporte cercano, recogemos incidencias y ajustamos permisos y procesos durante las primeras semanas.
Qué te llevas al terminar
- Documento de requisitos priorizado: imprescindible, deseable y descartado, validado con los responsables de cada área.
- Pliego de requisitos y matriz de evaluación de proveedores con criterios ponderados.
- Proceso de conciliación diaria de integraciones con avisos cuando un registro no cuadra.
- Inventario de sistemas, aplicaciones, licencias y proveedores, con su coste anual y su responsable interno.
- Modelo de datos maestro: clientes, proveedores, artículos y tarifas, con reglas de unicidad y responsables de mantenimiento.
- Presentación ejecutiva para dirección con las decisiones que hay que tomar y sus alternativas.
- Definición de indicadores para cuadros de mando: fórmula, fuente de datos, frecuencia y responsable.
No es igual en todos los negocios
Despachos de abogados
Confidencialidad, gestión documental y uso responsable de la IA con información de clientes. Priorizamos el control de accesos y una política clara sobre herramientas de IA.
Despachos profesionales
Expedientes, provisiones de fondos y minutas. Un sistema de gestión ordenado evita cobros olvidados y permite saber qué asuntos son rentables.
Asesorías y gestorías
Muchos clientes, tareas recurrentes y plazos. Integrar la gestión de clientes con la facturación periódica reduce errores y libera tiempo administrativo.
Educación y formación privada
Matrículas, cuotas periódicas, grupos y profesorado. La facturación recurrente y el control de cobros son el corazón del sistema.
El equipo, también ordenado
Horas, pausas y ausencias registradas y sin cambios, listas para cualquier revisión.
Criterios que importan
- Que el consultor pregunte por tu negocio antes de hablar de tecnología.
- Que los riesgos se clasifiquen por impacto en el negocio, no por gravedad técnica abstracta.
- Que la configuración de permisos contemple segregación de funciones en operaciones críticas.
- Que puedas exportar tus datos en formatos abiertos si algún día cambias de sistema.
- Que el diseño contemple crecimiento: nuevas sedes, sociedades o líneas de negocio.
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Muchas pymes de Comunidad de Madrid combinan tienda física y venta online; conectar ambos canales con el ERP es uno de los proyectos que más tiempo ahorra.
Las empresas de Madrid que van a revisar su facturación por los nuevos requisitos de trazabilidad pueden empezar por un repaso del circuito actual con nosotros.
Si en Madrid tu proveedor actual de software ya no responde, podemos revisar qué hay instalado, documentarlo y plantear cómo seguir.
Más en Torrejón de Ardoz
Preguntas frecuentes
¿El sistema podrá crecer si abrimos otra sede o sociedad?+
Es una de las preguntas que hacemos al principio. Diseñamos la estructura de empresas, almacenes y series de documentos pensando en ese crecimiento para no tener que rehacerla después.
¿Trabajáis solo con vuestro software?+
No. Desarrollamos herramientas propias de CRM, facturación y control horario, pero también integramos y optimizamos sistemas de terceros. La recomendación depende de lo que encaje con tu empresa.
¿Mis datos quedan atrapados en el sistema nuevo?+
Procuramos que no. Valoramos desde el principio que el sistema permita exportar los datos en formatos abiertos y dejamos documentado cómo hacerlo.
¿Cómo sabremos si la consultoría ha servido?+
Porque terminará con decisiones aprobadas y responsables asignados. Además, proponemos indicadores para revisar al cabo de unos meses si las iniciativas están dando lo esperado.
¿Qué diferencia hay entre una consultoría 360 y una auditoría técnica?+
Una auditoría revisa un ámbito concreto, como la seguridad o la red. La consultoría 360 cruza tecnología, procesos, costes y normativa para decidir prioridades de inversión. A menudo incluye auditorías puntuales como parte del diagnóstico.
¿Podéis ayudarnos a elegir entre varias ofertas que ya tenemos?+
Sí. Construimos una matriz de evaluación con tus criterios, pedimos aclaraciones a los proveedores donde haga falta y te presentamos una comparativa en igualdad de condiciones.
Reserva una llamada para revisar tu circuito de facturación frente a los requisitos de trazabilidad.