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Cómo elegir Microsoft 365 para metro en 2026

Elegir Microsoft 365 para tu negocio de metro no es trivial. Esta guía te da los criterios exactos para tomar la decisión correcta sin dejarte engañar por demos bonitas.

Preparar un portátil nuevo no debería llevar una mañana de un técnico. Con Windows Autopilot e Intune, el equipo llega a la persona, inicia sesión con su cuenta y se configura solo con las aplicaciones y políticas de la empresa.

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Los criterios que importan

Licencia adecuada al tamaño de tu empresa
Partner con certificación Microsoft y soporte local
Migración de datos incluida sin coste
Formación para el equipo en herramientas clave
Seguridad avanzada (MFA, backup de emails)
Administración delegada para no depender siempre del proveedor

Errores frecuentes al elegir

Comprar licencias sin saber qué plan necesita cada empleado

Migrar el email un viernes por la tarde

No activar la autenticación en dos pasos desde el día uno

Ignorar OneDrive y SharePoint (pagas por ellos y no los usas)

No hacer backup del email (Microsoft no lo hace por ti)

Qué preguntar al proveedor antes de firmar

¿La migración desde mi servidor de correo actual está incluida?
¿Quién administra las altas y bajas de usuarios?
¿Incluyen backup de emails y OneDrive?
¿Ofrecen formación en Teams y SharePoint?
¿Qué pasa si un empleado pierde su contraseña un sábado?

Lo que entregamos

Inventario de procesos candidatos a automatización con estimación de horas actuales y esfuerzo de implantación.
Protección de aplicaciones en móviles para separar datos de empresa y personales.
Políticas de Intune para cifrado, actualizaciones, antivirus y configuración de seguridad de los equipos.
Plan de migración de identidad de un dominio local a Entra ID, por fases y con vuelta atrás.
Manuales breves por puesto de trabajo y sesiones de formación grabadas para nuevas incorporaciones.
Identidades federadas y roles de mínimo privilegio en lugar de claves estáticas en procesos automáticos.
Informe de revisión de seguridad cloud con hallazgos ordenados por riesgo y cómo corregir cada uno.

Por qué nos llaman

Altas lentas y bajas olvidadas

Un empleado nuevo tarda días en tener correo y equipo, y alguien que se fue hace meses sigue teniendo acceso a los documentos de la empresa.

Móviles personales con correo de empresa

La plantilla lee el correo corporativo en su móvil personal sin ninguna protección, y al marcharse se lleva una copia de todo.

Claves de acceso en scripts y repositorios

Procesos automáticos usan claves que no caducan y que alguien copió a varios sitios. Una sola filtración daría acceso a todo el entorno.

Comerciales sin visibilidad

El equipo comercial no sabe si un cliente tiene facturas pendientes o qué stock queda, porque esa información solo está en el ERP de administración.

Un proyecto grande sin pliego

Toca renovar un sistema importante y las ofertas recibidas no son comparables: cada proveedor ha entendido una cosa distinta.

Cómo trabajamos

Revisión de gasto y seguridad

Analizamos un entorno cloud existente: costes por recurso, identidades, exposición pública, registros y copias.

Victorias rápidas

Apagamos lo que sobra, cerramos lo expuesto y rotamos credenciales comprometidas o antiguas.

Guardarraíles

Introducimos políticas como código en modo aviso, revisamos qué romperían y las activamos por fases.

Operación continua

Quedamos a cargo de parches, alertas de gasto y seguridad, con un informe periódico y un registro de cambios.

Revisión de salida

Una vez al año repasamos el plan de salida y la dependencia de servicios propietarios.

¿Hablamos de tu caso?

Pide una revisión de tu Microsoft 365 y te diremos qué está bien configurado y qué conviene corregir primero.

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Desplegado como desplegamos lo nuestro

Lo que montamos queda documentado y se puede repetir, no depende de una persona.

forgenex

$ desplegar tuempresa

✓Versión de la aplicación verificada

✓Base de datos creada

✓Aplicación arrancada y sana

✓Primer administrador creado

✓Dominio configurado

✓Certificado TLS emitido

Listo: https://tuempresa.forgenex.com

Cómo se aplica en tu sector

Educación: Plataformas que se usan mucho en periodos concretos. Escalar en esos periodos y reducir el resto del año ajusta el coste al uso real.
Inmobiliarias: CRM, portales y documentación accesibles desde la calle. Servicios cloud gestionados reducen el mantenimiento y permiten trabajar desde el móvil con seguridad.
Industria: Personal de oficina con portátil y personal de planta con equipos compartidos. Configuramos perfiles distintos y dispositivos compartidos con sesión por usuario.
Asesorías y gestorías: Mucho trabajo repetitivo con documentos y plazos. Suelen tener margen claro en automatización documental y en ordenar la relación con clientes.

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Preguntas que deberías hacer a cualquier proveedor

Que el sistema esté preparado para los requisitos de facturación y trazabilidad aplicables a tu empresa.
Que piense en el plan de salida desde el principio, aunque nunca lo uses.
Que ajuste las licencias al uso real en lugar de vender siempre el plan más alto.
Que configure alertas de gasto antes de lanzar cargas, no después de la primera sorpresa.
Que te presente el coste total a varios años, no solo la licencia o la cuota mensual.

Preguntas frecuentes

¿Podemos ahorrar en licencias?+

A menudo sí. Revisamos el uso real de cada persona y proponemos ajustes de plan, sin quitar funciones de seguridad a quien las necesita. Te damos la propuesta y decides tú.

¿Hace falta seguir teniendo un servidor en la oficina?+

Para identidad y archivos, muchas veces ya no. Entra ID, SharePoint y OneDrive cubren esas funciones. Puede seguir haciendo falta para aplicaciones concretas; lo valoramos caso por caso.

¿Cómo se controlan las actualizaciones sin romper nada?+

Con anillos de despliegue: un grupo piloto recibe las actualizaciones primero, y si no hay problemas se extienden al resto. Así un fallo afecta a pocas personas y se detecta a tiempo.

¿Podéis desarrollar la aplicación y además mantener la infraestructura?+

Sí. Diseñar la aplicación y la infraestructura juntas evita sorpresas de coste y rendimiento, y quien la opera después conoce cómo está construida.

¿Es solo para empresas grandes?+

No. En una pyme cada decisión tecnológica pesa más porque los recursos son limitados. El alcance se ajusta al tamaño: una empresa pequeña puede necesitar pocas semanas de trabajo y un plan muy concreto.

¿Mis datos quedan atrapados en el sistema nuevo?+

Procuramos que no. Valoramos desde el principio que el sistema permita exportar los datos en formatos abiertos y dejamos documentado cómo hacerlo.

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