CRM a medida
CRM a medida para academias de idiomas en Logroño
Si tu negocio crece por encima de lo que permite tu herramienta actual, lo notas en el cierre de mes, en los stocks que no cuadran y en los informes que tardan días. Diseñamos una evolución por fases para cambiar de sistema sin parar la actividad.
Muchas pymes pagan licencias de un ERP del que usan una parte mínima, mientras siguen cuadrando el almacén a mano. Revisamos qué se usa, qué sobra y qué falta, y ajustamos el sistema a la operación en lugar de forzar la operación al sistema.
Los cuadros de mando solo sirven si los datos de origen son fiables. Por eso trabajamos primero la calidad del dato en el sistema de gestión y después los informes, para que las cifras que ve dirección coincidan con las de contabilidad.
Lo que suele estar pasando
- 01
Cierres de mes interminables
Cuadrar ventas, cobros y existencias exige exportar a Excel y revisar línea a línea. El cierre se alarga días y siempre depende de la misma persona.
- 02
Comerciales sin visibilidad
El equipo comercial no sabe si un cliente tiene facturas pendientes o qué stock queda, porque esa información solo está en el ERP de administración.
- 03
Todo vive en hojas de cálculo
Pedidos, clientes y horas se llevan en ficheros que se copian, se pisan y nadie sabe cuál es la versión buena. Cualquier informe exige una tarde de limpieza.
- 04
Un proveedor anterior desapareció
Tienes una aplicación en producción sin documentación, sin acceso al código o con tecnología que ya nadie mantiene. Cada cambio es una aventura.
- 05
Proyecto de software que no termina
Se empezó un desarrollo grande hace meses, el alcance no para de crecer y todavía no hay nada usable en manos del equipo.
Nuestro método
Diagnóstico de procesos
Entrevistamos a cada área y seguimos un pedido de principio a fin para ver dónde se pierde tiempo o se duplican datos.
Requisitos y alternativas
Convertimos lo observado en requisitos priorizados y comparamos opciones con su coste total y sus límites.
Configuración y datos maestros
Configuramos el sistema elegido y depuramos clientes, artículos y tarifas antes de cargarlos.
Migración y convivencia
Hacemos cargas de prueba, reconciliamos saldos y mantenemos un periodo en el que se puede comparar con el sistema anterior.
Arranque y acompañamiento
Arrancamos con soporte cercano, recogemos incidencias y ajustamos permisos y procesos durante las primeras semanas.
¿Hablamos de tu caso?
Si no sabes si necesitas un ERP o algo más sencillo, esa es justo la conversación que podemos tener primero.
El resultado, en concreto
- Informe de rendimiento con las consultas, procesos o integraciones que frenan el sistema y las acciones propuestas.
- Registro de decisiones de arquitectura (ADR) con el porqué de cada elección técnica relevante.
- Matriz de roles y permisos con segregación de funciones en operaciones sensibles como anular facturas o cambiar precios.
- Comparativa de alternativas con coste total estimado de licencias, implantación, integraciones y soporte.
- Despliegue automatizado: cada versión se construye, se prueba y se publica con el mismo procedimiento, y se puede revertir.
- Control de accesos por roles y registro de quién hace qué en las partes sensibles.
- Documentación de despliegue y operación para que otro equipo pueda mantener el sistema.
Ejemplos según tu actividad
- Comercio minorista con tienda online
- Ventas en tienda física y en web contra el mismo stock. La integración entre TPV, comercio electrónico y ERP evita vender lo que no hay.
- Logística y transporte
- Servicios, rutas, tarifas variables y facturación masiva. Automatizar la generación de facturas desde los servicios realizados evita olvidos y retrasos en el cobro.
- Industria y fabricación
- Escandallos, órdenes de fabricación y trazabilidad de lotes. Conectamos producción con compras y almacén para que la planificación no dependa de hojas de cálculo.
- Educación y formación privada
- Matrículas, cuotas periódicas, grupos y profesorado. La facturación recurrente y el control de cobros son el corazón del sistema.
Así se ve el seguimiento
El trabajo no se queda en un correo: queda registrado y a la vista del equipo.
Cómo elegir bien
- Que el sistema esté preparado para los requisitos de facturación y trazabilidad aplicables a tu empresa.
- Que la formación se organice por puesto de trabajo y quede grabada o documentada.
- Que proponga una primera versión pequeña antes que un proyecto enorme.
- Que entregue documentación suficiente para operar sin depender de una sola persona.
- Que separe entorno de pruebas y producción y te deje revisar cada entrega.
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Control Comparación Tratamiento de diferencias --------- Volumen Registros enviados, aceptados, rechazados y pendientes Buscar mensajes ausentes o repetidos Importe Totales por moneda y periodo, cuando aplique Comprobar redondeos, filtros y documentos anulados Identidad ID de origen, ID destino y correlación Localizar…
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Si tu empresa está en La Rioja y sigue cuadrando pedidos y facturas a mano, podemos empezar con un diagnóstico de procesos sin moverte de tu oficina.
Si en La Rioja tu proveedor actual de software ya no responde, podemos revisar qué hay instalado, documentarlo y plantear cómo seguir.
Trabajamos con empresas de Logroño en remoto: análisis, configuración y migración del sistema de gestión se hacen por videollamada y acceso seguro desde Sevilla.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se controla quién puede hacer qué en el sistema?+
Diseñamos una matriz de roles con segregación de funciones: quien crea un proveedor no debería ser quien aprueba sus pagos, por ejemplo. Después la configuramos y revisamos periódicamente.
¿Podéis integrar el ERP que ya tengo con otras herramientas?+
Si el sistema ofrece API, exportaciones o acceso a base de datos documentado, normalmente sí. Revisamos primero qué permite y te contamos los límites antes de empezar.
¿Mis datos quedan atrapados en el sistema nuevo?+
Procuramos que no. Valoramos desde el principio que el sistema permita exportar los datos en formatos abiertos y dejamos documentado cómo hacerlo.
¿Mi web tiene que ser accesible?+
Es una buena práctica siempre y una exigencia cada vez más frecuente en contratos y en determinados sectores. Además, una web accesible suele ser más clara y rápida para todos.
¿Podéis seguir con un proyecto que empezó otro proveedor?+
Sí, tras revisarlo. Te diremos con franqueza en qué estado está, qué riesgos tiene y si compensa continuar o rehacer partes.
¿Tengo que dedicar tiempo de mi equipo?+
Sí, algo. Necesitamos a alguien que conozca el proceso para validar prototipos y entregas. Sin esa participación, el software acaba resolviendo un problema que no es el tuyo.
Escríbenos con la herramienta que usas hoy y lo que te frustra de ella; esa es la mejor forma de empezar.