Impresión gestionada y flujos documentales: la vía de ingresos recurrentes para las pymes

El negocio de impresión se desplaza hacia el valor y los servicios

Sergio Martín Arango, responsable de la división de Impresión de Esprinet Ibérica, lo tiene claro: el crecimiento en el negocio de impresión ya no depende tanto del volumen de páginas como de los segmentos de valor. En una entrevista reciente, señalaba que los equipos multifunción, el gran formato, la etiqueta y la impresión especializada, así como las tecnologías de tanque de tinta para hogares, autónomos y pequeñas empresas, son las áreas con mayor recorrido. Pero, sobre todo, ponía el acento en una oportunidad que muchas pymes aún no han explotado: el escaneado, la captura documental y la automatización de flujos.

Esta visión coincide con lo que venimos observando en ForgeNEX: las empresas están dejando de comprar impresoras como un producto aislado para demandar soluciones que integren hardware, software y servicios. La oficina híbrida ha cambiado las reglas del juego. Si bien se imprimen menos páginas, ha aumentado la necesidad de gestionar parques distribuidos, imprimir de forma segura y conectar el papel con aplicaciones cloud. En este contexto, el hardware sigue siendo imprescindible, pero el crecimiento rentable llega cuando se acompaña de software, consumibles, mantenimiento y servicios.

Servicios gestionados: previsibilidad y fidelización

Martín Arango reconoce que la venta tradicional de hardware sigue teniendo un peso muy relevante, especialmente en consumo y pequeña empresa. Sin embargo, en el entorno profesional los servicios gestionados ganan importancia porque aportan previsibilidad, fidelización y una relación más estable con el cliente. No se trata de sustituir por completo el modelo transaccional, sino de que ambos convivan. Habrá clientes que sigan comprando un equipo y consumibles, mientras que otros demandarán una cuota que incluya dispositivo, mantenimiento, suministro automático, monitorización, seguridad y soporte.

La clave está en adaptar la propuesta al tamaño y madurez de cada organización. Según el directivo, la suscripción encaja especialmente bien cuando el cliente valora la continuidad del servicio, el control del coste por página y la reducción de tareas administrativas. En grandes cuentas, los servicios gestionados llevan años consolidados, por lo que el mayor potencial está ahora en trasladar modelos sencillos y escalables a la pyme. Eso sí, para que funcionen deben ser transparentes, flexibles y fáciles de explicar.

Digitalización documental: el papel como puente, no como lastre

Uno de los puntos más interesantes de la entrevista es la visión de la impresión como agente de digitalización. En muchos procesos siguen coexistiendo diferentes tipos de documentación, y la multifunción y el escáner actúan como puente para capturar esa información, clasificarla y enviarla al ERP, al CRM, al gestor documental o a la nube. El valor ya no está únicamente en imprimir, sino en reducir procesos manuales, evitar errores y asegurar la trazabilidad.

Martín Arango subraya que una digitalización documental bien planteada no elimina todo el papel, sino que decide dónde aporta valor y dónde conviene sustituirlo por un flujo digital. Esta es una lección importante para las pymes: no se trata de eliminar el papel por decreto, sino de identificar qué documentos siguen siendo necesarios en formato físico y cuáles pueden pasar a un circuito automatizado. En ForgeNEX recomendamos empezar por un análisis de los flujos documentales críticos (facturas, albaranes, contratos, expedientes) y evaluar qué herramientas de captura y automatización pueden integrarse con los sistemas existentes.

Oportunidades por sector y el papel de la IA

El responsable de Esprinet Ibérica considera que todos los sectores presentan oportunidades, pero con necesidades distintas. En sanidad priman la seguridad, la accesibilidad y la integración de documentos clínicos; en educación se demandan equipos fáciles de gestionar y con costes controlados; la Administración Pública ofrece proyectos de renovación de parque y digitalización, aunque exige capacidad para licitar y prestar servicio; en industria crecen la etiqueta y la trazabilidad; y en retail destacan el etiquetado, la cartelería, la documentación logística y la gestión distribuida de tiendas.

La inteligencia artificial y la automatización ya están impactando en la gestión documental. La automatización tiene un efecto directo en la captura, clasificación y distribución de documentos. La IA mejora el reconocimiento de contenido, extrae datos de facturas o formularios, identifica excepciones y facilita búsquedas en grandes repositorios. Además, los servicios de impresión permiten anticipar incidencias, optimizar consumibles, detectar comportamientos anómalos y mejorar la atención técnica. Para un integrador, la oportunidad está en combinar ese conocimiento del flujo documental con servicios gestionados y de seguridad.

Qué significa para una pyme y qué recomendamos

Para una pyme, este cambio de paradigma implica que la impresión deja de ser un gasto fijo para convertirse en un servicio que puede aportar eficiencia y control. Los servicios gestionados ofrecen previsibilidad de costes y liberan al equipo de tareas administrativas, pero requieren un proveedor que entienda el flujo documental completo. En ForgeNEX recomendamos:

• Evaluar el parque de impresión actual y detectar si hay equipos infrautilizados o con costes ocultos.
• Analizar los flujos documentales para identificar qué procesos pueden automatizarse con captura, clasificación y envío a la nube o al ERP.
• Considerar modelos de suscripción que incluyan mantenimiento, suministro automático y soporte, adaptados al tamaño de la empresa.
• Integrar la seguridad en la impresión (impresión segura, control de acceso, monitorización) para evitar fugas de información.
• Aprovechar la IA para extraer datos de facturas y formularios, reducir errores manuales y mejorar la trazabilidad.

En definitiva, el partner que entienda el flujo documental competirá por valor y construirá ingresos recurrentes. Las pymes que sepan aprovechar esta tendencia ganarán en eficiencia y control, mientras que las que sigan comprando impresoras como un producto aislado se perderán las ventajas de la automatización y los servicios gestionados.

Fuente: Computerworld. Análisis y adaptación: ForgeNEX.