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by ForgeNEX Adopcion y uso correcto
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Muchas implantaciones de Microsoft 365 se atascan porque nadie explica donde debe vivir cada documento. El resultado es que el equipo duplica archivos, comparte por chat lo que deberia estar en un sitio y pierde trazabilidad.
Criterios sencillos para repartir archivos entre OneDrive, SharePoint y Teams segun propiedad y colaboracion.
Debe alojar trabajo individual en curso o documentos que todavia no han pasado a una capa compartida. Si algo depende de un equipo, no deberia vivir solo en OneDrive.
Cuando un documento pertenece a un area, un proyecto o un proceso, lo natural es ubicarlo en SharePoint con una estructura y permisos gobernados.
Teams facilita acceso, conversacion y trabajo diario, pero por debajo se apoya en SharePoint y OneDrive. Si el equipo no entiende eso, la gestion documental se vuelve opaca.
Puedo guardar todo en Teams
No es lo mejor. Teams es una puerta de acceso, pero el criterio documental debe definirse en la capa subyacente.
Que pasa si un empleado se va con archivos en OneDrive
Hay procedimientos de retencion y transferencia, pero conviene no depender de OneDrive para documentacion compartida.
Los usuarios tienen que entender SharePoint
No necesariamente en profundidad, pero si deben conocer reglas simples de donde guardar cada cosa.
Definimos reglas claras para que el equipo no duplique ni pierda informacion.